La documentación de la Unidad es una herramienta básica para el adecuado desarrollo de los procesos. Distinguimos la documentación general de la Unidad, de la documentación específica de las secciones de reparto.
Toda esta documentación estará soportada en formato electrónico y debe ser actualizada de forma permanente, especialmente durante los periodos previos a las vacaciones del personal y de contratación por campañas específicas.
La documentación de la sección debe ser elaborada por cada repartidor, con la colaboración del responsable. Cada una de las secciones de reparto deberá disponer una copia en papel de su documentación; el original de la misma, estará en poder del responsable.
La lista de embarrie en una URO deberá contener:
Las tareas que realiza el personal de reparto se clasifican habitualmente teniendo en cuenta dos criterios, el lugar donde se realizan y los empleados encargados de llevarlas a cabo.
El reparto de los envíos postales se realiza en el exterior de la Cartería (en la calle) y es una tarea de carácter individual (cada cartero reparte su sección). Sin embargo, los carteros realizan también actividades dentro de la Cartería, antes y después de salir al reparto.
Las actividades que realizan los carteros en Cartería se dividen en tareas colectivas, que se realizan conjuntamente por todos los empleados y determinadas por el responsable de la Unidad de forma rotativa si es necesario, e individuales, en las que cada cartero se ocupa de su propia sección.
Correos organiza el trabajo en las Unidades de Reparto por procesos. Es decir, concreta todas las actividades que se han de llevar a cabo, el orden secuencial en el que se han de llevar a cabo y las personas asignadas para llevarlas a cabo, desde la recepción y descarga de los envíos hasta la liquidación, después del reparto. A lo largo de este punto se verán las distintas actividades (recepción y descarga, apertura y comprobación, clasificación general y alta de los envíos registrados en SGIE., el preembarriado y embarriado, el reparto o entrega y la liquidación).